Libri sociali: ecco perché scegliere un software per gestirli

Uno degli aspetti più impegnativi e delicati nell’amministrazione di un Ente del Terzo Settore (ETS) o una società sportiva è la gestione dei libri sociali.

Una distinzione importante, che determina o meno l’obbligo di tenuta dei libri sociali per le attività sportive dilettantistiche, riguarda la qualifica: l’ente sportivo è iscritto solo al registro CONI, oppure fa parte del Terzo Settore e quindi è iscritto anche al RUNTS (Registro Unico Nazionale del Terzo Settore)?

Fino all’entrata in vigore del Codice del Terzo Settore (D.Lgs. 117/2017), non vi era alcuna norma che disciplinasse o imponesse la tenuta dei libri sociali per associazioni, fondazioni e comitati.

L’articolo 15 D.Lgs. 117/2017 introduce invece alcuni obblighi, per tutti gli enti che rientrano nel Terzo Settore, sportivi e non:

1. Obbligo dei libri degli associati
2. Obbligo del libro delle adunanze e delle deliberazioni dell’assemblea (all’interno del quale dovranno essere trascritti anche i verbali redatti per atto pubblico)
3. Obbligo del libro delle adunanze e delle deliberazioni del Consiglio Amministrativo e del Comitato Direttivo
4. Obbligo del libro delle adunanze e delle deliberazioni dell’organo di controllo (se previsto dallo statuto) nonché del Collegio dei probiviri

Anche se la norma impone di tenere questa documentazione, non disciplina in alcun modo la modalità di raccolta, gestione, conservazione ed eventuale vidimazione di questi dati. Presidenti, amministratori e volontari sono quindi portati a trovare in autonomia il modo più efficiente per assolvere all’obbligo.

Gestire i libri sociali con un software

Un supporto importante in tal senso viene offerto dalla tecnologia: i software di gestione degli ETS (Enti del Terzo Settore) e associazioni sportive sono predisposti per la raccolta, l’archiviazione e il recupero di tutti i dati necessari alla redazione del libro sociale.

Inoltre, anche i volontari devono essere registrati in un apposito registro, separato da quello dei soci, questo perché un ente del Terzo Settore potrà avere associati non volontari e volontari non associati.

Grazie a un software è possibile mantenere questa distinzione in modo facile e veloce semplicemente classificando le anagrafiche inserite come socio o volontario.

L’archiviazione digitale comporta molti vantaggi:

• Praticità nella gestione e nella ricerca dei dati
• Maggiori garanzie circa il rispetto della normativa sulla privacy
• Annullamento del rischio di perdita accidentale o deterioramento dei dati
• Eliminazione dei faldoni che occupano spazio inutilmente
• Abbattimento dell’uso di carta e inchiostro, anche a vantaggio della salvaguardia del pianeta

Tuttavia, qualora si presentasse la necessità, il libro soci archiviato digitalmente può anche essere stampato, nella sua interezza o in parte.

Raccolta dei dati in digitali: ecco i vantaggi

Raccogliere i dati attraverso un sistema informatico significa anche facilitare le comunicazioni: utilizzando i filtri di ricerca offerti dal gestionale sarà possibile rintracciare un determinato gruppo di soggetti a cui inviare un certo tipo di comunicazione via sms o e-mail.
È quello che avviene, ad esempio, per la convocazioni dei soci in caso di assemblea; secondo gli articoli 24 e 25 del Codice del Terzo Settore che disciplinano il funzionamento delle assemblee, infatti, tutti i soci maggiorenni iscritti da almeno 3 mesi hanno diritto di voto. Attraverso l’uso di un software è possibile recuperare rapidamente i soci in questione e inviare loro la convocazione.

Anche la conservazione dei verbali può essere ottimizzata utilizzando un software appositamente studiato. Così facendo i vari libri delle adunanze e delle delibere saranno precisi e ordinati, nonché facilmente consultabili grazie ai filtri di ricerca impostabili nel gestionale.

Inoltre, nelle anagrafiche dei soci sarà possibile allegare foto e documenti, come ad esempio la carta d’identità, in modo da rendere ancora più ordinata ed efficiente l’archiviazione.

Consultazione dei libri sociali

Per permettere la consultazione dei libri contabili solo agli aventi diritto (comma 3, art. 15 D.Lgs. 117/2017) il software consente di limitare la visione di alcuni dati in base alle credenziali fornite in fase di accesso al gestionale. L’archiviazione digitale, contrariamente a quanto avviene con l’archiviazione cartacea, garantisce un alto livello di sicurezza evitando violazioni sul trattamento dei dati personali e le relative sanzioni.

Se parliamo di associazione sportive che sono solo iscritte al registro delle attività sportive (e quindi non rientrano negli ETS), gli unici obblighi previsti fino al 2021 erano relativi ai verbali delle modifiche statutarie, quelle elettive e di modifica della sede sociale.

Dal 2021, con l’art. 10 D.L. 73/2021, viene meno anche questo obbligo; tuttavia, l’assenza di questa documentazione per le ASD (Associazioni Sportive Dilettantistiche), in caso di verifica, potrebbe essere visto come assenza di regolare “vita associativa” con conseguente perdita delle agevolazioni previste per gli enti associativi.

Dunque, anche se non vi è nessun obbligo formale, è consigliabile anche per le associazioni sportive non iscritte al RUNTS raccogliere e mantenere i dati inerenti alle persone, soci o volontari che gravitano intorno alla vita dell’associazione e i verbali delle assemblee.

Affidarsi ad un supporto informatico per la raccolta e l’archiviazione dei dati porta indubbiamente numerosi vantaggi, sia in termini di ordine nella documentazione che di risparmio di spazio e di risorse, nonché di osservanza delle prescrizioni in tema privacy. Le soluzioni informatiche rivolte a questo ambito ci sono e consentono di lavorare in modo più preciso e affidabile.

La soluzione TeamSystem: Terzo Settore in Cloud

Una di queste è Terzo Settore in Cloud, la soluzione offerta da TeamSystem per la gestione di Organizzazioni di Volontariato, Associazioni di Promozione Sociale, Enti, cooperative e fondazioni. Terzo Settore in Cloud è uno strumento completo e di semplice utilizzo, che sfrutta tutte le potenzialità del cloud per supportare presidenti e amministratori nell’organizzazione del proprio lavoro in sede e in mobilità.

Terzo Settore in Cloud permette di gestire:

• soci e dei volontari,
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• bilanci rendiconti,
• magazzino con carico e scarico.

Queste sono solo alcune delle funzionalità di Terzo Settore in Cloud, il software che ti permette di gestire tutto con un unico strumento.