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Conservazione a norma: le nuove disposizioni dell'AgID

02.09.2021 | | Gestione studio

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Le nuove norme sulla conservazione digitale dei documenti elettronici sono realtà. Benché siano state pubblicate sul sito dell’AgID (Agenzia per l’Italia Digitale) il 12 settembre 2020 saranno operative solo dal 1° gennaio 2022. Queste modifiche sono state pensate per creare univocità sul tema, a dispetto dei confusi DPCM precedenti.

Ora l’intera normativa è consultabile sul sito dell’AgID nella sezione “Linee Guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici”.

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Le novità sulla conservazione a norma dei documenti

Il testo definitivo delle linee guida presente sul sito dell’AgID prevede la presenza di importanti novità per la conservazione dei documenti, che potremmo racchiudere in tre macrocategorie: metadatazione, creazione dei documenti digitali da analogico (la scansione) e formati.

In queste tre aree si evidenziano le tre grandi novità sulla conservazione digitale dei documenti informatici e che riguardano praticamente tutte le imprese italiane.

Metadatazione: aumentano i tag

Prima delle modifiche delle nuove Linee Guida, i tag della metadatazione sulla conservazione digitale erano relativamente pochi. Oggi, dopo le modifiche, sono presenti più di 40 tag, dei quali 38 sono obbligatori.

Ricordiamo che la metadatazione è un’attività dovuta per tutti i soggetti che producono documenti digitali, sia pubblici che privati. Con le nuove indicazioni si conferma che la metadatazione è obbligatoria per tutte queste categorie di documenti:

  • Documenti informatici
  • Documenti amministrativi informativi
  • Fascicoli elettronici (aggregati documentali)

Da documento analogico a digitale: cosa cambia

Importanti cambiamenti anche per la scansione, che permette di trasformare una copia analogica in documento informatico. Da sottolineare come con le nuove “Linee Guida” è ora necessaria un’attestazione di conformità per ogni lotto di documenti (nel caso di scansioni massive è obbligatoria la firma su ogni documento). L’attestazione di conformità dimostra l’univocità della copia realizzata dal documento analogico e deve essere firmata da:

  • Pubblico Ufficiale
  • Notaio
  • Responsabile aziendale delegato nel privato

Formati: quali sono ammessi?

La terza novità riguarda i formati ammessi alla conservazione digitale dei documenti. Ai classici formati già presenti (ad esempio: PDF, TXT, ODT, DOC, XML, JPG, TIF, PNG, etc.) si aggiungono i formati ZIP (compresso) e tutti i formati relativi ai file audio e video.

Conservazione digitale a norma: i 5 ruoli fondamentali

Nell’ambito del processo di conservazione digitale, le nuove linee guida AgID, oltre a prevedere la presenza di importanti novità per la conservazione dei documenti, individuano anche 5 ruoli fondamentali:

  1. Titolare dell’oggetto della conservazione, cioè il soggetto produttore degli oggetti di conservazione;
  2. Produttore dei PdV (Pacchetti di Versamento), ovvero la persona fisica, di norma diversa dal soggetto che ha formato il documento, che produce il PdV ed è responsabile del trasferimento del suo contenuto nel sistema di conservazione;
  3. Utente abilitato, cioè la persona fisica che interagisce con il sistema di conservazione al fine di fruire delle informazioni di interesse;
  4. Responsabile della conservazione, ovvero la persona fisica che definisce e attua le politiche complessive del sistema di conservazione e ne governa la gestione con piena responsabilità ed autonomia;
  5. Conservatore, il soggetto pubblico o privato che svolge attività di conservazione digitale dei documenti.

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