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La Fase 2 per i Professionisti

Pillole per riaprire lo studio in sicurezza

18.05.2020 | | Gestione studio

COVID19 - NEXT STEP - BLOG TEAMSYSTEM STUDIO

Fra le varie attività economiche e di mercato, gli studi professionali non sono stati oggetto di grande attenzione in questo periodo di difficoltà, come in generale tutti gli ambiti del terziario: non considerandone forse appieno la complessità. Se in generale si parla di ripartenza e di Fase 2, per il settore dei Servizi in realtà si può tranquillamente parlare di continuità.
Ragionevolmente è possibile pensare che l’emergenza sia già stata affrontata operativamente da due mesi, quando le misure di tutela di lavoratori e liberi professionisti sono state pensate e organizzate dalla sera alla mattina della notte del 9 marzo 2020, in ottica di mantenimento del livello di servizio. Ora si tratta di consolidare le decisioni prese, strutturarle maggiormente, ove necessario, e accertarsi dell’adeguatezza e dell’allineamento alle previsioni normative generali del D.Lgs. 81/08 e delle recenti emanazioni del ‘Protocollo condiviso di regolamentazione per il contenimento della diffusione del 24/04/20’ (pubblicato nel DPCM 26 aprile 2020). 

Mondo dei Professionisti: su cosa porre l'attenzione?

Iniziamo dal fatto che sicuramente il personale dello Studio è già stato organizzato, per quanto possibile, per lavorare da casa, sperando di aver avuto la disponibilità di PC portatili, per esempio, o di aver potuto usufruire dei PC personali dei collaboratori, ringraziando per la loro disponibilità. Ci siamo probabilmente già posti il problema di come e se conciliare un’organizzazione del lavoro da casa e di emergenza con la definizione di ‘smart working’ codificata dalla disciplina giuslavoristica (L. 81/17) con tutti gli oneri del caso: contratto dedicato, libertà di movimento, etc.
Entriamo nel mondo degli obblighi della Salute e Sicurezza sul Lavoro da questo primo elemento: nei due mesi passati lo ‘smart working’ (impropriamente detto, dicevamo, alla luce della L.81/17 sopra citata) è stato in realtà un ‘stai in un posto sicuro e per favore continua a lavorare come puoi’.
Ora, nella prospettiva attuale di dare continuità ad una soluzione nata come temporanea, il lavoro casalingo non può sfuggire alle logiche (già espresse in tempi non sospetti, ante COVID-19) della tutela da parte del Datore di Lavoro verso i propri lavoratori. Ricordiamo in merito che va posta la dovuta attenzione alla configurazione della postazione di lavoro e alla conformità delle dotazioni dei lavoratori assegnati in forma più o meno definitiva a svolgere in parte o in toto le proprie mansioni al di fuori del luogo di lavoro.

Se stiamo parlando di uno studio composto da liberi professionisti indipendenti invece, senza collaboratori, le preoccupazioni di un Datore di Lavoro non si presentano ovviamente.
Anche se, una corretta configurazione della scrivania, della sedia, dell’illuminazione e delle attrezzature potrebbe graziare anche ogni singolo Professionista da mal di schiena e sindrome da tunnel carpale.
State usando come scrivania quel magnifico tavolo antico e la poltroncina di design che tutti ammirano: sicuri di assumere e mantenere la posizione migliore per lunghe ore di lavoro? È così bella la luce che entra dalla finestra dalle 11 alle 13 e non avete mai voluto mettere le tende, ma quanto disturba in quelle ore il riflesso del sole sullo schermo del PC? Quando lavorate da casa vostra, avete poi preso l’abitudine di sedervi sul divano o sul letto e appoggiare il PC sulle ginocchia? Non vi stupite poi se impiegherete 5 minuti ad alzarvi e sarete accartocciati come una carta di caramella. Attenzione, attenzione, attenzione poi al surriscaldamento del PC sulla vostra magnifica coperta sintetica...

Riorganizzare il lavoro e gli spazi in sicurezza

Tornando invece al pensiero di ripopolare le attività in studio, il Protocollo di aprile prevede prescrizioni precise, fra cui una lapidaria: ‘il proseguimento o la riapertura delle attività aziendali è vincolato al rispetto delle condizioni imposte che assicurino ai lavoratori adeguati livelli di protezione’. Ciò significa che l’impossibilità di adempiere ad una delle prescrizioni deve implicare la sospensione dell’attività, fino a ripristino delle condizioni.

Consideriamo quindi le previsioni del Protocollo, partendo dalla riorganizzazione del lavoro e degli spazi:

  1. vanno mantenute distanze di almeno 1,5 metri fra le persone, magari riorganizzando le scrivanie, occupando spazi e sale prime adibite ad altro (sala riunioni per esempio) oppure pensando ad una turnazione delle presenze scaglionate per fasce orarie o per alternanza di giorni in studio e giorni di lavoro agile

  2. le riunioni vanno evitate il più possibile, così come i momenti di pausa o di pranzo vanno gestiti distribuendo e regolamentando l’affluenza nelle aree comuni. Se fosse possibile, anche l’uscita e l’ingresso nei locali dello studio andrebbero differiti. Parlando nello specifico del momento dell’ingresso, ricordiamo che le previsioni normative prevedono la possibilità del controllo della temperatura, da operare discrezionalmente e solo in piena conformità alla normativa della Privacy

  3. la tecnologia può esserci di grande aiuto sia per la rilevazione termografica sia per la gestione del distanziamento: possono essere installati dispositivi di rilevazione specifici che consentono di ricevere allarmi (per esempio di distanza troppo ravvicinata) e di gestire efficacemente i dati relativi

  4. è infine vietato ovviamente l’ingresso di chiunque presenti sintomi di tosse e difficoltà respiratorie o febbre superiore ai 37,5 °C. Ma nel caso, cosa fare? Il Protocollo ci aiuta imponendo di isolare la persona, di avvertire le autorità competenti e di mappare obbligatoriamente i contatti stretti della persona (eventualmente con l’aiuto della tecnologia, come detto in precedenza)

Limitare al massimo la compresenza di persone

Anche il contatto con i clienti andrebbe ridotto allo stretto indispensabile: privilegiando strumenti digitali, ove possibile. Se invece l’incontro fosse inevitabile, allora deve essere gestito solo tramite appuntamento, chiedendo puntualità e di evitare anticipi e attese in sala e richiedendo di arrivare dotati di mascherine e di guanti.
  • All’ingresso, il cliente dovrà avere a disposizione un igienizzante per le mani e dovrà essere informato delle misure in essere presso lo Studio, attraverso la distribuzione di un documento dedicato e la sottoscrizione di un’attestazione di presa visione.

  • Evitate contatti fisici nei saluti: le strette di mano purtroppo non saranno possibili ancora a lungo.

  • Ricordiamo che tutti coloro che sostano o permangono nello studio devono essere stati informati esplicitamente dei contenuti dell’informativa e sottostare inderogabilmente alle sue previsioni: comprese quelle citate in merito a igiene e uso di mascherina e guanti in caso di distanze interpersonali minori di un metro.

L'importanza di una corretta igienizzazione

La compresenza delle persone va ulteriormente gestita considerando la pulizia e la sanificazione di tutte le superfici comuni e non solo la classica area caffè, bagni e cucine, senza tralasciare interruttori, maniglie, tasti di fotocopiatrici, condizionatori e altro.

Attenzione alla differenza fra pulizia e sanificazione: la pulizia ha il significato comune che conosciamo tutti, mentre la sanificazione è un processo di pulizia più approfondito e aggressivo, da far effettuare a personale specializzato. Vi è per esempio l’obbligo di sanificazione dei locali in seguito a registrazione di casi sospetti di COVID-19.

Per analogia al concetto di uso comune, quanto invece è assegnato a singoli soggetti (pc, telefoni, etc.) non va condiviso, senza che sia stato pulito. Per questo motivo, igienizzante e detergente a base alcolica o di cloro devono essere a disposizione di tutti per qualsiasi necessità di pulizia del momento e valutando di richiedere, ove opportuno, che ognuno provveda alla pulizia della postazione a fine giornata. Ciò in aggiunta alla pulizia routinaria e periodica, magari appaltata a collaboratori esterni. Inutile dire che l’igiene personale vada ricordata, anche come gesto di responsabilità collettiva e non solo personale.

Coinvolgere e informare l'impresa di pulizie

Parlando di impresa di pulizia o di manutenzione, ricordiamo che anche questi soggetti vanno coinvolti ed informati delle previsioni dell’informativa, fatto salvo che per esempio siano organizzate solo le manutenzioni strettamente necessarie. Sarebbe inoltre opportuno richiedere all’impresa di pulizie garanzia in merito alle procedure straordinarie che pensano di applicare nel nostro Studio, così come l’informativa condivisa dallo Studio deve prevedere che il conferimento dei rifiuti contenente matrice biologica (fazzoletti, bottigliette, bicchieri monouso, mascherine, guanti usati, etc.) sia fatto in doppio sacchetto, gestito come rifiuto indifferenziato.

Per inciso, l’informativa citata non è solo una previsione del Protocollo di aprile, ma rientra negli obblighi di informazione, espressi esplicitamente dal D.Lgs. 81/08, fra cui rientra anche la necessità di cartellonistica prevista anche dal Protocollo.

Come gestire corrieri e trasferte del personale

Consideriamo ancora un’ultima categoria di potenziali frequentatori del nostro studio: i corrieri. È ovviamente raccomandabile che colli e buste non siano scambiati direttamente, ma siano appoggiati su superfici, senza contatto fra chi recapita e chi riceve.

Cosa fare in caso sia necessario un trasferimento per motivi di lavoro, non una vera e propria trasferta (che è vietata), ma una commissione presso altro ufficio nello stesso Comune? Va privilegiato l’uso di mezzo non pubblico, se possibile, limitando al massimo il numero di persone che si devono trasferire. Qualora per esempio debbano spostarsi due colleghi su una macchina aziendale si deve provvedere alla disponibilità di detergenti ed igienizzanti e di mascherine e guanti da indossare, anche in questo caso. Va inoltre ricordata la necessità di sedersi più lontano possibile, facendo accomodare il passeggero, se possibile, sul sedile posteriore. Potrebbe essere anche auspicabile tenere il finestrino aperto, mentre speriamo sia inutile dire che non è opportuno trasportare nessun altro, neanche per gentilezza o cavalleria.

Tornati poi in studio, valutiamo attentamente la necessità di stampare/passarci fra colleghi documenti cartacei: faremo un favore all’ambiente, ma eviteremo anche di traghettare virus sulla superficie delle nostre lettere e relazioni.

Riorganizzare i corsi di formazione (ma senza rinunciarvi)

Citiamo ancora che fra i momenti di aggregazione vietati risultano anche i corsi di formazione in presenza, ma ciò non deve ostacolare il Datore di Lavoro nell’adempiere ai propri obblighi in materia di salute e sicurezza sul lavoro: l’emergenza infatti ha fatto equiparare la formazione online a quella d’aula, tranne che nei casi in cui l’apprendimento preveda un addestramento ovviamente non sostituibile virtualmente. Si pensi per esempio all’aggiornamento della formazione da addetto al Primo Soccorso o alle Emergenze antincendio.

La stessa continuità va garantita per la sorveglianza sanitaria, auspicando anche un coinvolgimento del Medico Competente (ove previsto), del Responsabile del Servizio di Prevenzione e Protezione e del Rappresentante dei Lavoratori per la Sicurezza nell’individuazione ed attuazione di tutte le misure sopra citate e tutte quelle aggiuntive che reputerete necessarie. Con questo infatti consideriamo il punto finale del Protocollo: molto significativo.
Si richiede infatti che venga costituito un Comitato per l’applicazione e la verifica delle regole del protocollo di regolamentazione, con il chiaro intento di mantenere alta l’attenzione di tutti non solo nell’identificazione delle misure da attuare ma anche sull’effettiva applicazione nel tempo.
L’insieme delle azioni di tutela citate fino ad ora costituiscono indiscutibilmente un compendio procedurale ad applicazione sì straordinaria, ma prolungata nel tempo.

Per questo motivo, risulta da inserire come parte integrante all’interno del Documento di Valutazione dei Rischi dello studio e tale inserimento risulta necessariamente un passaggio da formalizzare.

Buon Lavoro!

Invitiamo per completezza alla consultazione autonoma delle emanazioni regionali, per il dettaglio completo delle prescrizioni.

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COVID19 FASE 2: la sicurezza delle persone riparte dalla ISO 45001

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